Algemene voorwaarden Winter Vanoppen | Digital Marketing & AI

Versie 2026-11, geldig vanaf 23 oktober 2026

1. Wanneer gelden deze voorwaarden

1.1 Deze voorwaarden gelden voor elke offerte en opdracht van Winter Vanoppen, ondernemingsnummer 1027.862.775 (“ik”), aan een onderneming (“je”). Ze gelden niet voor consumenten.

1.2 Je krijgt deze voorwaarden vóór je akkoord, via de link in de offerte en de offertemail. Door de offerte te aanvaarden (per mail, door ondertekening of door het werk te laten starten) ga je akkoord met deze versie.

1.3 Staat er in de offerte of in een andere schriftelijke afspraak iets anders, dan geldt die. Je eigen algemene voorwaarden gelden alleen als we dat schriftelijk afspreken.

1.4 Een offerte is 30 dagen geldig.

2. Wat erin zit en meerwerk

2.1 De offerte beschrijft wat ik oplever en, bij een project, hoeveel feedbackrondes inbegrepen zijn. Wat er niet in staat, zit er niet in.

2.2 Je geeft feedback binnen 5 werkdagen; anders schuift de planning mee op. Extra feedbackrondes zijn meerwerk.

2.3 Meerwerk is alles buiten de offerte, of een wijziging na je goedkeuring. Ik zeg vooraf dat iets meerwerk is en wat het kost. Ik start pas na je akkoord (een mail volstaat).

2.4 Je bezorgt tijdig wat nodig is (teksten, beelden, toegang). Vertraging daardoor verschuift de planning.

3. Retainer

3.1 Een retainer is een vaste maandelijkse opdracht. De offerte vermeldt wat erin zit (bv. beheer, bewaking, optimalisatie, maandrapport, vast aanspreekpunt), welke tools inbegrepen zijn en de startdatum.

3.2 Wat in een maand niet gebruikt wordt, schuift niet door. Vragen buiten de retainer zijn meerwerk (2.3).

3.3 De retainer loopt voor onbepaalde duur, met een minimumduur van 3 maanden vanaf de startdatum. Elk van ons kan opzeggen per mail. De retainer eindigt dan op de laatste dag van de kalendermaand die volgt op de maand van de opzeg, maar nooit vóór het einde van de maand waarin de minimumduur afloopt. Opzeggen tijdens de minimumduur mag dus; de retainer loopt dan tot die datum.

3.4 Ik factureer de retainer maandelijks vooraf. De verdeling 50/50 uit 7.2 geldt alleen voor projecten, niet voor de retainer.

3.5 Een prijswijziging meld ik minstens 2 maanden vooraf per mail, met de reden (bv. hogere toolkosten). Ga je niet akkoord, dan kan je kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat, ook tijdens de minimumduur. Btw valt hier niet onder (zie 7.1).

4. Tools, accounts en toolkosten

4.1 Tools die ik voor een retainer gebruik (bv. het Framer-abonnement van je website, automatiserings- of e-mailtools) staan op mijn naam zolang de retainer loopt. De kosten zitten in de retainerprijs.

4.2 Bij een project zonder retainer staan de tools vanaf de oplevering op jouw naam en betaal je de abonnementen zelf, tenzij de offerte iets anders zegt.

4.3 Wat van jou is, staat altijd op jouw naam: je domeinnaam, advertentieaccounts (Google Ads, Meta), Google Bedrijfsprofiel, Google Analytics en socialemediapagina’s. Ik krijg toegang als beheerder. Advertentiebudget betaal je rechtstreeks aan het platform.

4.4 Je gegevens (bv. klanten- en contactlijsten, formulierinzendingen) blijven van jou, ook als ze in een tool op mijn naam staan.

4.5 Je houdt je eigen wachtwoorden en toegangen veilig.

5. Einde, export en overdracht

5.1 Stop je een project voor het af is, dan betaal je het werk dat al gedaan is en de kosten die ik al maakte. Het voorschot wordt daarmee verrekend.

5.2 Elk van ons kan een project of retainer meteen per mail beëindigen als de ander een belangrijke verplichting niet nakomt (bv. een factuur die 30 dagen na de vervaldag nog open staat) en dat niet rechtzet binnen 14 dagen na een schriftelijke aanmaning.

5.3 Bij het einde van een project of retainer bezorg ik je binnen 30 dagen na je vraag een export van je gegevens en inhoud in een gangbaar formaat (bv. CSV, beelden, teksten), via een gedeelde map of een download in de tool, niet als mailbijlage. Op je vraag verwijder ik mijn toegang tot je accounts.

5.4 Een website op mijn naam zet ik bij het einde over naar een account op jouw naam; dat is inbegrepen, tenzij de offerte een vergoeding vermeldt. Van automatisaties krijg je een kopie of export; ze opnieuw instellen in jouw tools is meerwerk. Vanaf de overdracht betaal je de abonnementen zelf.

5.5 Laat je me vóór het einde niet weten naar welk account de overdracht moet, dan zeg ik het abonnement op en gaat de website offline. Ik bewaar het project dan nog 30 dagen, zodat je de overdracht of een export nog kan vragen.

5.6 Website, ontwerp en automatisaties zet ik over nadat alle facturen betaald zijn. Persoonsgegevens krijg je altijd terug of verwijder ik (9.11), ook als er een betalingsgeschil is.

5.7 Mijn algemene bouwstenen, templates, werkwijzen en knowhow blijven van mij. Je gebruiksrecht (artikel 6) blijft na het einde gewoon gelden.

6. Gebruiksrecht op het werk

6.1 De auteursrechten op wat ik maak blijven van mij. Jij krijgt een gebruiksrecht: na betaling van de factuur waar het werk onder valt, mag je alles wat ik voor jou maakte (teksten, beelden, video, ontwerp, website, automatisaties) gebruiken, aanpassen en laten aanpassen door anderen, voor je eigen onderneming, online, in print, op sociale media en in video, wereldwijd en voor de volledige duur van de auteursrechten, ook na het einde van de opdracht. De vergoeding voor dit gebruiksrecht zit voor al deze vormen van gebruik in de prijs van de offerte.

6.2 Werk dat specifiek over jouw onderneming gaat (bv. foto’s en video van je zaak, je teksten) gebruik ik niet voor anderen en verkoop ik niet door. Algemene bouwstenen (5.7) mag ik wel opnieuw gebruiken.

6.3 Draag je je onderneming over, dan gaat het gebruiksrecht mee. Los daarvan mag je het niet doorverkopen of in licentie geven aan anderen.

6.4 Vóór volledige betaling mag je het werk al gebruiken voor de opdracht zelf (bv. de website staat al online vóór de slotfactuur). Blijft een factuur na een aanmaning onbetaald, dan vervalt dat voorlopige recht voor het onbetaalde werk.

6.5 Ik mag het werk tonen in mijn portfolio, tenzij je dat schriftelijk weigert.

6.6 Materiaal van derden (stockbeelden, fonts, muziek, templates) valt onder de licentie van die derde.

6.7 Je garandeert dat wat je aanlevert (logo, foto’s, teksten) geen rechten van anderen schendt.

7. Prijs, factuur en betaling

7.1 Prijzen zijn exclusief btw. Zolang ik onder de bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen val (art. 56bis WBTW), reken ik geen btw aan. Word ik btw-plichtig, dan komt de wettelijke btw bovenop de prijs vanaf de datum waarop ik btw-plichtig word; ik meld dat zo snel mogelijk.

7.2 Projecten: 50% bij akkoord op de offerte, ik start na ontvangst daarvan. 50% als het werk gebouwd is en draait: het staat online of is in gebruik, zoals beschreven in de offerte. Stel je de livegang of je test uit, dan factureer ik het saldo 14 dagen nadat ik meldde dat het klaar is. Kleine fouten die het gebruik niet tegenhouden, houden de slotfactuur niet tegen; die los ik kosteloos op.

7.3 Retainer: maandelijks vooraf (3.4).

7.4 Betalen binnen 14 dagen na factuurdatum.

7.5 Bij laattijdige betaling zijn, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, intrest en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten verschuldigd volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Na een herinnering kan ik het werk ook opschorten tot de betaling binnen is.

8. Aansprakelijkheid

8.1 Ik werk zorgvuldig en volgens de regels van het vak. Resultaten (advertentieprestaties, posities in Google, output van AI) kan ik niet garanderen.

8.2 Ben ik aansprakelijk, dan vergoed ik alleen rechtstreekse schade, tot maximaal het bedrag dat je in de 6 maanden vóór het schadegeval aan mij betaalde voor die opdracht (project en retainer samen). Meerdere gevolgen van dezelfde fout tellen als één schadegeval.

8.3 Indirecte schade valt erbuiten, zoals gederfde winst, gemiste omzet of leads en imagoschade.

8.4 De beperkingen in 8.2 en 8.3 gelden niet bij opzet of zware fout, en ook niet als ik, behalve bij overmacht, een essentiële verbintenis van de opdracht niet uitvoer.

8.5 Ik ben niet aansprakelijk voor beslissingen of storingen van platformen (Google, Meta, Framer en andere), zoals een geschorst account, tenzij ik die zelf veroorzaakte.

8.6 Meld schade zo snel mogelijk, zodat we ze samen kunnen beperken.

9. Persoonsgegevens (verwerkersovereenkomst)

9.1 Rol. Verwerk ik voor jou persoonsgegevens, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke en ik verwerker. Dit artikel is onze verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.

9.2 Wat. Onderwerp en doel: de opdracht uit de offerte. Aard: opslaan, ordenen, bewerken en versturen van gegevens in de tools die de opdracht nodig heeft. Duur: zolang de opdracht loopt, plus de termijn in 9.11. Soorten gegevens en betrokkenen, per dienst:

• Advertising: contactlijsten voor doelgroepen, leads en conversiegegevens. Betrokkenen: je klanten en prospects.

• E-mailmarketing: naam, e-mailadres, inschrijvings-, open- en klikgegevens. Betrokkenen: je abonnees.

• Website en formulieren: contactgegevens en berichten. Betrokkenen: je websitebezoekers.

• Automatisering en AI: de gegevens die door de automatisatie lopen (bv. aanvragen, leads). Betrokkenen: je klanten, prospects, contactpersonen.

• Rapportering: in de regel samengevatte cijfers, geen persoonsgegevens.

Geen gevoelige gegevens (bv. gezondheid) en geen gegevens van kinderen, tenzij we dat schriftelijk afspreken.

9.3 Instructies. Ik verwerk alleen volgens je instructies: de offerte, deze voorwaarden en wat je schriftelijk vraagt, ook voor doorgifte buiten de EER. Vind ik dat een instructie in strijd is met de AVG of andere regels over gegevensbescherming, dan meld ik dat meteen. Verplicht de wet me tot een verwerking, dan laat ik je dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.

9.4 Geheimhouding. Ik houd je gegevens vertrouwelijk. Schakel ik iemand in die ze kan zien, dan is die schriftelijk tot geheimhouding verplicht.

9.5 Beveiliging. Ik neem passende maatregelen (art. 32 AVG), minstens: tweestapsverificatie op alle accounts, een wachtwoordmanager, een versleutelde laptop, toegang alleen voor wie het nodig heeft, en gegevens niet langer bijhouden dan nodig.

9.6 Subverwerkers. Je geeft algemene toestemming voor de subverwerkers onderaan deze pagina. Voeg ik zelf een subverwerker toe of vervang ik er een, dan meld ik dat minstens 30 dagen vooraf per mail. Wijzigt een subverwerker op de lijst zijn eigen subverwerkers, dan geldt de lijst van die subverwerker (link onderaan) en meld ik je de wijziging zodra ik ze ontvang. Je kan binnen 30 dagen na mijn melding gemotiveerd bezwaar maken. Vinden we geen alternatief, dan kan je het betrokken deel van de opdracht kosteloos opzeggen. Elke subverwerker is gebonden aan verplichtingen inzake gegevensbescherming die voldoen aan artikel 28 lid 4 AVG. Ik blijf tegenover jou aansprakelijk voor hen.

9.7 Mail en AI-diensten. Je persoonsgegevens blijven zoveel mogelijk in je eigen accounts en tools (bv. je advertentie-, mail- of boekhoudprogramma), waar ik met eigen toegang werk. Via AI-diensten gaan ze alleen zonder naam of andere herleidbare gegevens, tenzij de dienst een zakelijke versie met verwerkersovereenkomst is waarin je gegevens niet gebruikt worden om modellen te trainen; zo’n dienst komt dan op de lijst van subverwerkers (9.6). Uitzondering voor mail: meldingen van formulieren op de website die ik voor je beheer, komen naast bij jou ook in mijn mailbox (Gmail van Google) binnen, zodat ik kan opvolgen of alles werkt. Ik gebruik ze alleen daarvoor, stuur ze niet door en verwijder ze na de opvolging. Gevoelige gegevens gaan er nooit in. Stuur geen klantenlijsten of exports per mail; we spreken samen af via welke tool dat loopt.

9.8 Buiten de EER. Zit een subverwerker buiten de EER (bv. in de VS), dan alleen met een geldige grond: een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-US Data Privacy Framework, voor gecertificeerde bedrijven) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9.9 Bijstand. Ik help je, in redelijkheid, bij vragen van betrokkenen (inzage, verbetering, wissen), bij beveiliging, datalekken en een eventuele DPIA. Komt zo’n vraag bij mij binnen, dan stuur ik ze meteen door.

9.10 Datalek. Ik meld je een datalek zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat ik ervan op de hoogte ben, met de informatie die ik op dat moment heb.

9.11 Einde. Na de opdracht kies jij: ik geef de persoonsgegevens terug (zie 5.3) of ik verwijder ze, met kopieën, binnen 30 dagen, tenzij de wet bewaren verplicht. Kies je niet binnen 30 dagen, dan verwijder ik ze.

9.12 Controle. Ik geef je de informatie die je nodig hebt om aan te tonen dat de regels nageleefd worden, en ik werk mee aan een audit door jou of een auditor die je aanstelt: maximaal 1 keer per jaar, 30 dagen vooraf aangekondigd, op jouw kosten, tenzij een inbreuk blijkt.

10. Wijzigen van deze voorwaarden

10.1 Een lopende opdracht volgt de versie die je aanvaardde, tot een nieuwe versie ingaat volgens 10.2.

10.2 Een nieuwe versie meld ik minstens 30 dagen vooraf per mail, met wat er verandert en met de reden. Ga je niet akkoord, dan kan je in die termijn kosteloos opzeggen. Wijzigingen aan artikel 9 gelden alleen na je uitdrukkelijk akkoord. Een wijziging van de subverwerkerslijst verloopt volgens 9.6.

11. Recht en geschillen

11.1 Belgisch recht is van toepassing. We zoeken eerst samen een oplossing. Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van mijn vestiging bevoegd.

11.2 Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest gelden en vervangen we ze door een geldige bepaling die er zo dicht mogelijk bij komt.

Subverwerkers (artikel 9.6), stand 23 oktober 2026

• Framer B.V., Nederland (websites en formulieren), doorgifte buiten de EER (onder meer servers in de VS) op basis van het EU-US Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen. Eigen subverwerkers: trust.framer.com

• Zapier, Inc., VS (automatisaties), EU-US Data Privacy Framework met standaardcontractbepalingen als terugval. Eigen subverwerkers: zapier.com/legal/subprocessors

• Mailchimp, The Rocket Science Group LLC (e-mailmarketing, alleen als het account op mijn naam staat), VS, EU-US Data Privacy Framework met standaardcontractbepalingen als terugval. Eigen subverwerkers: mailchimp.com/legal/subprocessors/

• Google LLC, VS (Gmail: kopie van formuliermeldingen, zie 9.7), EU-US Data Privacy Framework

AI-diensten (bv. Claude, ChatGPT) gebruik ik alleen zonder herleidbare persoonsgegevens (9.7). Ze zijn daarom geen subverwerker.